A implementação de repositórios de acesso aberto nas instituições de ensino superior tem sido um dos meios mais usados, nos últimos anos, para a promoção da visibilidade da produção científica desenvolvida nas  instituições, ao facilitar mecanismos de auto-depósito, de gestão da informação e sua disponibilização na Web e de integração com outros sistemas.

As Bibliotecas têm tido neste âmbito um papel de facilitadoras, através dos serviços de valor acrescentado que implementam e que passam essencialmente por uma boa gestão da informação e forte controlo da qualidade dos metadados e documentos.

A presente comunicação tem como objetivo apresentar a problemática relativa à definição dos níveis de acesso aos documentos no Repositório Institucional da Universidade de Aveiro (RIA), em função das versões depositadas em regime de auto-arquivo pelos autores da Instituição, incluindo uma perspetiva das fontes usadas para a verificação das políticas dos editores em relação às questões de copyright. Pretende-se, ainda, partilhar a metodologia das Bibliotecas da UA ao nível da gestão do repositório, no que diz respeito à definição dos níveis de acesso aos documentos e às estratégias usadas na comunicação com os depositantes e partilha de informação com a comunidade.

O RIA é um sistema de informação em regime de auto-arquivo que armazena, preserva e dá acesso à produção científica da Universidade de Aveiro (UA) em formato digital. São objetivos do RIA a promoção do conhecimento e o aumento da visibilidade e impacto da investigação produzida na UA, bem como dotar a universidade de ferramentas que permitam uma melhor gestão do que aqui é produzido.

Neste contexto, cabe às Bibliotecas da UA a gestão de informação no RIA e a oferta de um conjunto de serviços de apoio ao depósito de documentos efetuado pelos docentes e investigadores. O serviço de Helpdesk e a validação e controlo de qualidade de registos e documentos no RIA inclui um conjunto de aspetos que passam pela validação dos metadados do registo bibliográfico e pela definição do nível de acesso, tendo em conta as versões dos documentos depositados e a verificação da política de copyright das editoras. É de facto variável o posicionamento das editoras em relação ao depósito de documentos em acesso aberto e às versões que permitem disponibilizar nestes sistemas.

Na publicação científica distinguem-se três versões do documento: preprint, postprint e versão final do editor – que estão ligadas às várias fases do processo de submissão e publicação numa revista científica. Estas versões podem assumir significados e valores diferentes em função da prática da área científica em questão e da capacidade de distinção das mesmas por parte dos autores ou das partes envolvidas no processo de disponibilização em repositórios. Assim, a versão preprint corresponde à versão prévia do documento submetido para publicação que não foi ainda revisto pelos pares e o postprint, ao contrário, é a versão do artigo que passou pelo processo de peer-review e que foi aceite para publicação (SDUM, 2012). O que distingue o postprint da versão final do editor é apenas a formatação do documento, sendo que a versão final do editor apresenta as próprias linhas de formatação do editor/revista em questão, tais como a informação relativa ao copyright, cabeçalhos, rodapés, imagens.

A maioria das editoras prevê o depósito dos documentos publicados em repositórios institucionais e noutros sistemas de informação semelhantes, sendo que é variável a versão permitida para depósito. Para garantir que o RIA cumpre o que é definido pelas políticas de copyright, a equipa de validação utiliza a plataforma Sherpa/Romeo, que integra informação sobre as políticas das revistas científicas relativamente ao depósito em repositórios institucionais, incluindo, através de um código de cores, informação sobre qual o nível de acesso a aplicar em função da versão do documento depositado.

No entanto, a informação presente neste tipo de diretórios não responde completamente a todas as questões relativas aos direitos de autor e à própria política de copyright aplicada. Esta é, muitas vezes, ambígua e implica que se tenha alguma sensibilidade para as questões ligadas com o copyright que passam por saber interpretar e aplicar. Por outro lado o acesso aos acordos entre editores e autores não estão disponíveis nestes diretórios, o que dificulta a clareza da informação disponibilizada já que a informação do Sherpa/Romeo pode não corresponder exatamente ao que foi decidido no momento em que o autor do documento assinou a licença com o editor.

A estes obstáculos acresce a dificuldade dos autores de algumas áreas científicas considerarem a versão postprint como uma versão legítima para depósito. A perceção das Bibliotecas da UA tem sido que em muitos casos os depositantes não guardam os documentos nas versões preprint e postprint, nem mesmo a licença de copyright. Esta constatação é salientada por Swan, ao referir que “authors have often cited the issue of copyright as a major stumbling block to self-archiving” (2005).

De referir, ainda, a dificuldade na definição dos níveis de acesso para documentos que não sejam artigos científicos, tais como livros, capítulos de livro, relatórios e comunicações.

Perante estas dificuldades e pelo facto do serviço de Helpdesk, gestão e validação do RIA assumir a intervenção na definição do nível de acesso aos documentos, tem sido visível que, em muitos casos, os depositantes do RIA confiam à equipa dos serviços de biblioteca a responsabilidade de verificação das políticas de copyright e de cumprimento das mesmas.

Um dos grandes desafios que se tem colocado às Bibliotecas da UA, enquanto gestoras de um repositório de acesso aberto, é a definição de uma estratégia clara e eficaz que permita estabelecer um desejado equilíbrio entre as limitações legais de acesso aos documentos e a promoção do acesso aberto.

Por esta razão e por considerar que o acesso aberto deve prever períodos de embargo, revelou-se essencial a implementação de um mecanismo de limite ao acesso a ficheiros no RIA. Esta funcionalidade de embargo foi implementada pela equipa de desenvolvimento do repositório e permite estabelecer restrições de acesso aos ficheiros depositados por períodos de 6 meses, 1 ano, 2 anos ou por período indefinido.

A estratégia adotada pelas Bibliotecas da UA está muito ligada à divulgação e comunicação estabelecida com os depositantes do RIA, tanto ao nível do serviço de helpdesk como à sensibilização ao auto-arquivo e ao depósito da versão postprint dos documentos depositados.

Neste sentido, prevê-se uma maior atenção às mudanças e um apoio na clarificação das políticas de copyright junto dos autores, promovendo as vantagens em publicar em revistas de acesso livre ou em revistas que permitam o depósito sem restrições no repositório. Este compromisso é fundamental na gestão de repositórios de acesso aberto, como refere OgBurn ao debruçar-se sobre esta problemática:“librarians must be willing to expose themselves to the discomfort of advocacy, argument, criticism, and real change to be in the forefront of this movement”(2009).

Pretende-se, ainda, no futuro, através do Helpdesk do RIA, apoiar os autores no contacto com os editores, através do envio de pedidos de permissão de depósito, a divulgação e partilha das decisões positivas junto da comunidade de depositantes (Ann & Marisa, 2011), reforçando-se, assim, a promoção do acesso aberto.

Bibliografia

Ann, H., & Marisa, R. (2011). Asking for Permission: A Survey of Copyright Workflows for Institutional Repositories. portal: Libraries and the Academy, 11(2), 683-702.

Ogburn, J. L. (2009). Moderately risky business: challenging librarians to assume more risk in an era of opportunity Risk and Entrepreneurship in Libraries: Seizing Opportunities for Change: ALCTS Publishing.

SDUM. (2012). O Auto-arquivo de publicações e os direitos de autor/copyright. Folheto Informativo.

Swan, A. (2005). Open access self-archiving: An Introduction: HEFCE.