As discussões acerca da necessidade de investir em iniciativas de acesso aberto na Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) apresentou uma alternativa para organizar a produção intelectual institucional, sobretudo em função da estrutura da Universidade, com câmpus em diferentes cidades do estado do Paraná, de forma que o conhecimento produzido pudesse ser compartilhado interna e externamente.

Observou-se então que produção intelectual da sua comunidade interna e as diferentes possibilidades de tipologias documentárias estavam além dos preceitos de repositório institucional. Desta forma, a Política Institucional de Informação estabeleceu a implantação de um Portal de Informação em Acesso Aberto (PIAA), uma plataforma desenvolvida para facilitar o acesso à produção da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR), disponível por meio de quatro ferramentas de acesso aberto: o Repositório Institucional da UTFPR (RIUT), o Repositório de Outras Coleções Abertas (ROCA), os Periódicos Científicos Institucionais (PERI) e os Eventos Científicos Institucionais (EVIN).

As atividades junto ao DSpace, software utilizado pelos repositórios, culminou na implantação, no mês de outubro de 2010, do RIUT, e do ROCA em setembro do ano seguinte, neste momento a atuação já estava regulamentada institucionalmente por meio de documentos como a Política de Informação, a Instrução Normativa que rege a entrega dos trabalhos às bibliotecas da UTFPR e a Política de submissão. Uma vez disponíveis duas das quatro ferramentas de acesso aberto propostas pela Instituição, em abril de 2012 foi disponibilizado o PIAA.

Definiu-se como política o depósito mediado por bibliotecários, com isso, a equipe foi composta e constitui o Comitê Gestor, do qual fazem parte um bibliotecário de cada um dos 12 câmpus da Universidade, todos trabalhando em regime de dedicação parcial ao repositório. Além disso, há um suporte técnico da área de informática desenvolvido por um servidor da Diretoria de Gestão de Tecnologia de Informação.

Com o objetivo de avaliar as ações junto aos Repositórios da UTFPR (RIUT e ROCA), bem como subsidiar o planejamento e tomadas de decisão necessárias, todos os membros do Comitê Gestor dos Repositórios da UTFPR foram convidados a registrar informações utilizando formulário eletrônico, do qual obtivemos o retorno de 75% dos sujeitos.

Constatou-se que, quanto ao uso do software Dspace e o conhecimento dos documentos que regem a atividade, os bibliotecários avaliam como positivo, relatam apenas que embora existam discussões via e-mail e videoconferência, há a necessidade de estabelecer uma frequência de encontros presenciais entre os membros do Comitê Gestor para direcionamentos necessários ao desenvolvimento da atividade.    A divulgação do Portal de Informação em Acesso Aberto da UTFPR ocorreu de diversas formas, contudo percebe-se que ainda é pequena a procura por parte dos servidores para disponibilizar seus materiais no RIUT. Observa-se que, ampliar a divulgação e as ações de povoamento em ambos os repositórios ampliará a visibilidade web e, em consequência as possibilidades de citação dos trabalhos desenvolvidos na UTFPR e ainda a visibilidade Institucional. É notório observar que o desenvolvimento das ferramentas adotadas institucionalmente para reunir, preservar e permitir acesso à produção científica e academicamente orientada da UTFPR estão cumprindo com seu papel: atuam como um mecanismo de gestão da informação institucional junto aos Câmpus da Universidade.

Contudo, é necessário planejamento e investimento, sobretudo em recursos humanos, este é o grande desafio para permitir o povoamento dos repositórios: ampliar o numero de servidores com dedicação a esta atividade. Além disso, ao oferecer um serviço que aproxima a tecnologia do contexto das bibliotecas da UTFPR, de forma, inclusive, a ampliar o alcance da divulgação da própria Universidade é necessário dispor de equipe própria para o desenvolvimento das atividades de forma satisfatória.

Nesse sentido, trabalhamos na perspectiva de sensibilizar a comunidade acadêmica a enviar sua produção aos repositórios da UTFPR e de pleitear junto à gestão da Instituição a ampliação no quadro de recursos humanos para compor uma equipe dedicada às ferramentas de acesso aberto, objetivando a disseminação da informação.