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O DSpace é uma plataforma de código aberto amplamente utilizada para a criação e o gerenciamento de repositórios institucionais, o que possibilita sua customização conforme necessidades específicas. Dados do OpenDOAR indicam que o Brasil possui 171 repositórios institucionais baseados no DSpace. A atualização para a versão 7 do software apresenta desafios significativos, sendo necessária por diversas razões, tais como a garantia da manutenção contínua, melhorias na segurança da informação e a sustentabilidade dos repositórios. Este estudo adota uma abordagem qualitativa e descritiva, com o objetivo de apresentar a realidade da customização do Repositório Institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (RI UFRN).  A análise das funcionalidades da versão 7 do DSpace evidenciou a necessidade de customizações específicas, como adaptações no fluxo de trabalho (workflow) e melhorias na identificação de depósitos pendentes de aprovação e publicação — funcionalidades já presentes na versão 6.3. Nesse sentido, o estudo busca responder à seguinte questão: quais são as customizações necessárias na versão 7.6.2 do DSpace para atender às demandas do RI UFRN? O workflow no DSpace garante que os itens submetidos passem por um processo estruturado de avaliação antes da disponibilização, permitindo que revisores (orientadores e bibliotecários) aprovem, rejeitem ou solicitem modificações. Por padrão, o DSpace disponibiliza três tipos de workflow: (1) aceitar ou rejeitar; (2) editar metadados e aceitar ou rejeitar; e (3) apenas editar e aceitar. Na versão 6.3, a interface admin-workflow permite visualizar informações sobre o owner dos objetos ClaimedTask e dos objetos em PoolTask, recurso amplamente utilizado por administradores diante de fluxos de submissões exponenciais em final de semestre. Essa versão possibilita identificar o responsável por cada etapa do fluxo e, quando um revisor assume uma tarefa, o sistema registra o responsável pela atividade em andamento, permitindo a gestão e curadoria das submissões. Por outro lado, a versão 7.6.2 não exibe essas informações na interface admin-workflow, o que motivou o desenvolvimento de uma badge (etiqueta) indicadora do status dos itens em revisão. Essa badge mostra se o item aguarda ação de um revisor ou editor (orientadores e bibliotecários respectivamente), ou se está vinculado a um usuário específico via ClaimedTask. Com essa customização, o workflow do DSpace 7.6.2 passa a garantir um processo estruturado de avaliação, desde a criação do WorkspaceItem, passando pela transformação em WorkflowItem, até sua eventual aprovação e disponibilização, assegurando a qualidade e a confiabilidade dos conteúdos do RI UFRN. Essa contribuição com o detalhamento dessas alterações para o RI UFRN foi enviada ao GitHub do DSpace, com o propósito de subsidiar versões futuras da plataforma e beneficiar outras instituições, aprimorando o sistema de mapeamento do fluxo de trabalho e consolidando as informações em uma única requisição. Por fim, sugere-se a implementação de um recurso na API do software voltado ao Front End, visando à otimização dos processos.

Repositório Institucional; Dspace; Fluxos de depósitos; Workflow