A razão para a formação de um arquivo de dados em Ciências Sociais reside no facto de constituir um meio para preservar e disseminar a informação científica pela comunidade científica e, de um modo mais geral, pela sociedade, ao mesmo tempo que contribui para melhorar os processos de pesquisa e de organização da mesma. Contudo, a existência de um arquivo em ciências sociais não se restringe à função de preservação e de disponibilização para consulta pública. A construção de um arquivo de dados exige o desenvolvimento de instrumentos de busca e de uniformização que ultrapassem as iniciativas e as configurações particulares. Esses instrumentos constituem também protocolos científicos de construção das bases e proporcionam critérios para avaliar a qualidade «técnica» dos dados disponibilizados e dos instrumentos usados na sua recolha e codificação. O arquivo de dados é, assim, um sistema de informação que visa operacionalizar a consulta e a pesquisa da informação que tem vindo a ser produzida pela comunidade das ciências sociais para que esta possa ser usada não só noutras análises e pesquisas mas também no âmbito da formação académica, incluindo doutoramentos.  

Neste sentido, a comunicação visa divulgar a experiência que tem vindo a ser realizada no Arquivo Português de Informação Social (APIS - www.apis.ics.ul.pt). O APIS é um consórcio que reúne as principais instituições do campo das Ciências Sociais em Portugal — dois Laboratórios Associados (Instituto de Ciências Sociais e Centro de Estudos Sociais) e três centros de investigação (Centro de Investigação e Estudos Sociais, Centro de Estudos de Sociologia da Universidade Nova de Lisboa – cesNOVA e Centro de Estudos Geográficos) —, cujo objectivo visa reunir e organizar a informação sobre a sociedade portuguesa resultante da aplicação de inquéritos ou de estudos à opinião pública realizados pela comunidade académica em geral. Salvo raras excepções, após a publicação dos resultados da pesquisa a informação resultante da investigação, designadamente de inquéritos e de outras formas de recolha de dados quantitativos, não é disponibilizada para outras análises e consultas. Tornar essa informação disponível, de consulta pública e de fácil acesso constituem razões de peso para se promover a criação de um arquivo de dados.

A comunicação pretende abordar três aspectos:

·         O primeiro discute e divulga os princípios de organização e os procedimentos do arquivo. Com efeito, a informação produzida no âmbito de projectos mesmo quando se encontra digitalizada não pode imigrar directamente para o arquivo porque os dados não estão uniformizados. É necessário estabelecer regras de organização da informação e garantir que a informação esteja de acordo com padrões internacionais, designadamente em termos de metadados. Por conseguinte, é necessário um grande esforço no sentido de compatibilizar as bases de dados às regras do arquivo. A divulgação dessas regras constituirá uma garantia de que a produção científica estará adequadamente organizada. No entanto, em relação à produção passada é necessário um esforço adicional que torne possível a divulgação, consulta e exploração analítica dessa informação.

·         O segundo aspecto tem a ver com a articulação e a colaboração com outros arquivos. Em especial, discute as vantagens que resulta da internacionalização do APIS através da integração num sistema internacional de arquivo de dados, designadamente no CESSDA (Council of European Social Science Data Archives); a participação em arquivos de âmbito mais geral, como é o caso do RCAAP (Repertório científico de Acesso Aberto de Portugal); e, por último, alarga a discussão à possibilidade de colaboração com outros arquivos no âmbito da lusofonia.

·         O último aspecto discute o alargamento da acção do arquivo através de parcerias com outras instituições académicas. Estas parcerias, uma vez criadas e devidamente articuladas às instituições responsáveis pela política científica, poderão constituir um núcleo consistente para novas iniciativas na área da sociedade de informação e da política científica na área das ciências sociais, bem como para o reforço do papel do arquivo enquanto emissor e divulgador de conteúdos científicos através do qual se consolida a ligação entre as ciências sociais e a sociedade.